İşlevsel bir e-posta imzası nasıl olmalı?

E-posta içeriğinin sonunda yer alan, çoğu zaman dikkatsizce hazırlanan ya da aşırı anlam yüklenerek link deryasına dönen e-posta imzalarını nasıl daha efektif kullanırız? Aslında bu sorunun cevabı, en temel tasarım prensibi ile aynı kapıya çıkıyor. “Keep it simple.”

Çoğu kullanıcı e-posta imzasını, web site footer’ı gibi düşünüp, aklına gelen tüm bilgileri bu alana sıkıştırır. Sıkıştırır diyorum çünkü; mobil de düşünüldüğünde gereksiz bilgiler bu alanı çöplüğe dönüştürebilir. Bu da, kullanıcıda kafa karışıklığına ve güvensizliğe neden olabilir.

Güvensizliğe neden olacak şeylerden birisi de, güncel olarak içerik paylaşımı yapmadığınız blog linkleri. Sizinle ilgili bilgi edinmek için tıkladığı blog linkinde, en son 3 ay önce paylaşılan bir yazıyla karşılaşan kullanıcı, sizi pek de ciddiye almayacaktır.

Peki nasıl olmalı?

Öncelikle, imzanın olmazsa olmazlarını sıralayalım;

1. Ad-Soyad
2. Ünvan
3. Şirket İsmi
4. İletişim Bilgileri

4. maddenin çok geniş bir tanımlama olduğunun farkındayım. Aslında en çok hata yapılan kısım da burası. O zaman bu alanın çerçevesini biraz belirginleştirmekte fayda var.

“E-postayı gönderdiğim kişi benimle mutlaka iletişime geçmeli”dürtüsüyle hareket edip çözümü çat diye yapıştırıyoruz: “Tüm bilgileri bu alanda konumlandırayım. Nasılsa birini seçer” Evet, nasılsa birini seçer. Bu yüzden kullanıcının seçeceği alanı daraltıp, en aktif kullandığınız bağlantıları kullanabilirsiniz. Web siteniz, 2 ya da 3 sosyal medya hesabı ve isterseniz, ilk başta bahsettiğim sorundan bağımsız bir blog bağlantısı.

Bunların dışında kalan adres, telefon ya da paylaşmak istediğiniz diğer bilgileri, kullanıcıyı web sitenize yönlendirerek vermeniz, site trafiğinizin artmasında ve karşı tarafın sizi daha iyi tanımasında pay sahibi olacaktır.

“Tasarımı Photoshop’ta yapıp, görsel olarak kullansam olmaz mı?”

Olur tabii. Neden olmasın? Ama küçük bir sorunumuz var, o da “farklı e-posta hizmeti veren servisler”. Örneğin; Gmail’den Outlook’a gönderdiğiniz bir e-posta, size tekrar “forward”lanırsa, e-posta imzanız aşağıdaki gibi gözükecektir (daha doğrusu gözükmeyecek):

Yani görsel kullanımından mümkün olduğunca kaçınmak gerekiyor. Mutlaka kullanmanız gerekiyorsa da, görselleri görüntülemek istediğiniz boyutlarda hazırlamalısınız. Yani, 200 x 400px olarak belirlediğiniz alana, daha büyük bir görseli yeniden boyutlandırma yaparak yerleştirdiğinizde, Outlook size küçük sürprizler hazırlamış olabilir ve bambaşka bir görüntüyle karşılaşabilirsiniz. Sosyal medya için de, ikon kullanımı yerine hyperlink kullanmak güzel bir çözüm olacaktır.

Önemli bir başka konu da, mobil görünüm. Artık bir çoğumuz e-postalarımızı, yemek yerken, otobüste, hatta tuvalette telefonlarımızdan okuyoruz. Tasarımı yaparken mobili göz ardı etmeden, hatta ön planda tutarak hareket etmemiz gerekiyor. İmza genişliğini 300px civarında tutup, metin ve linklerin puntolarını da minimum 11pt olarak hazırlamak gerekiyor.

Sonuç olarak, metin kullanımı ağırlıklı bir e-posta imzası hazırlayacağımız için, tipografi kullanımı büyük önem taşıyor. Belirlediğiniz önem sırasına göre öncelikli olanları daha belirgin ve büyük kullanıp, diğerlerini bu hiyerarşi içerisinde daha arka planda kullanabilirsiniz.