Akış şeması çizerken nelere dikkat etmelisiniz?

Akış şeması çizmek, işinizin başlangıç ve bitiş noktası arasındaki eksikleri fark etmek ya da daha iyi hale getirmek için başvurulacak en uygun yöntemlerden birisi. Bu yazıda küçük ipuçlarıyla kolay ve anlaşılabilir akış şemaları çizmenize yardımcı olmaya çalışacağız; ancak ipuçlarına geçmeden önce akış şemasının ne olduğuna ve sembollerin en anlam ifade ettiğine bir göz atmanızda fayda var.

Öncelikle, neden akış şeması?

Akış şeması çizmeye başlamadan önce sorulması gereken ilk şey, neden bir akış şemasına ihtiyaç duyulduğudur. Bu sorunun cevabı, üzerinde çalıştığınız süreci başkasına anlatmak, süreci daha iyi anlamak ya da eksiklikleri fark etmek olabilir. Cevap ne olursa olsun, neden akış şeması çizmeniz gerektiğine cevap verebiliyorsanız, anlaşılabilir ve basit bir akış şeması çizmeye başlıyorsunuzdur.

Birden fazla aktör var mı?

Eğer birden fazla kişi ya da “şey”e bağlı olarak bir akış şeması çizmeniz gerekiyorsa, kulvar (swimlane) akış şeması kullanmak en efektif yöntem olacaktır. Böylece, kimin ya da neyin hangi aşamada neler yaptığını/yapması gerektiğini en basit şekliyle anlatabilirsiniz.

Eğer çok katmanlı bir yapı oluşturuyorsanız, gruplama yapmak da anlaşılabilirlik için doğru bir yol olabilir. Örneğin, bir departmanda çalışan 3 kişi için ayrı ayrı katmanlar oluşturdaysanız, 3 kişiyi departman ismine göre gruplayarak kompakt bir yapı oluşturabilirsiniz.

Başlangıç ve bitişi noktalarını kararlaştırın

Kulağa gereksiz bir bilgi gibi gelse de, aslında tüm işlerde olduğu gibi, başlangıç ve bitiş noktasını bilmek, karşınıza çıkabilecek potansiyel sapmaların önüne geçerek işinizi kolaylaştıracaktır.

Uzun akış şemalarından kaçının

Akış şemaları ne kadar uzun olursa, takip etmesi, dolayısıyla kolay anlaşılabilir olması o kadar zor olur. Eğer bir akış karmaşık bir yapıya doğru gidiyorsa, ana şemaya bağlı olan alt akış şemaları oluşturmak, ana şemayı kolay takip edilebilir hale getirebilir.

Sembolleri farklılaştırın

Sembollere belirlediğiniz kriterlere (hangi aşamalardan kimlerin sorumlu olduğu, riskli mi vs.) göre renkler vererek basit şekilde ayrışmalarını sağlayabilirsiniz. Burada önemli olan şey, belirlediğiniz renklerin başkaları tarafından da anlaşılabilir olmasıdır. Bunun için, akış şemasına lejand ekleyebilirsiniz.

Son olarak, draw.io ya da gliffy gibi online araçları kullanmak hızlı sonuç almanıza yardımcı olacaktır.